Het plannen van je week verbetert de hoeveelheid werk die je kunt verzetten en de kwaliteit ervan. Ten eerste zorgt een weekplanning ervoor dat je tijd budgetteert en bepaalt hoeveel tijd je gaat besteden aan de specifieke taken en projecten die nodig zijn om je doelen te bereiken. Een tweede en minstens even belangrijke reden om te plannen is dat je van een reactieve modus naar een proactieve modus evolueert. Een niet mis te verstaan voordeel en dé reden waarom we ook tijdens onze verkoopopleidingen hier dieper op ingaan.
President Eisenhower deed hieromtrent deze beroemde uitspraak: ‘Plannen zijn waardeloos, maar planning is alles.’
Veel mensen, misschien zelfs de meeste, beginnen al hun werkdagen op dezelfde manier. Zonder een plan, en zonder een onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke taken. Verloren uren kunnen nooit worden teruggevorderd of terugbetaald, ze zijn voor altijd verdwenen. Net als de mogelijkheid om ze te besteden aan iets belangrijks voor je toekomst. De relatief kleine hoeveelheid tijd die je besteedt aan het opmaken van jouw weekplanning brengt het veelvoud van die tijd op. Beslissen wat je gaat doen opent de mogelijkheid om zaken direct aan te pakken of in te plannen. Om het onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke taken. Terwijl anderen nog steeds proberen te graven uit de stortvloed van e-mails en berichten, zal jij klaar zijn met de eerste grote offertes. Het maakt niet uit hoe goed je iets inplant, iemand in het verkoopteam zal altijd iets nodig hebben, of een klant zal om jouw hulp vragen met een project dat belangrijk is voor jullie beiden. Plannen kunnen en zullen veranderen, en je zal je moeten aanpassen naarmate de week vordert.
Er is geen reden om elke minuut van elke dag te plannen, de agenda te vullen en geen ruimte te laten om te reageren op anderen. We raden zowel sales mensen in de field als verkoopleiders aan om drie blokken per week van een uur tot anderhalf uur te voorzien om te kunnen reageren op wat anderen nodig hebben van jou. Om de klachten of uitdagingen die hun weg vinden naar je bureau te behandelen. De rest van de week plan je enkel zaken in die jou helpen je doelen te bereiken (afspraken met klanten, sales meetings,…). Voorzie twee tijdsblokken voor e-mails: één ’s morgens eerste werk en ’s avonds opnieuw.
Omdat prioriteiten van tijd tot tijd kunnen wijzigen raden we aan om elke avond vijftien minuten te nemen en je agenda opnieuw te kalibreren. Dat jouw weekplanning niet altijd 100% verloopt zoals verwacht is normaal, onvermijdelijk en dus geen reden tot paniek. De beslissing nemen om überhaupt een weekplanning op te stellen, er prioriteiten aan te koppelen en enkele tijdblokken te voorzien voor andere dan ‘doelgerichte’ zaken is veel belangrijker dan krampachtig vasthoouden aan uw originele planning. Deze planning zal ervoor zorgen dat je niet meer geconfronteerd wordt met het ‘ik heb niets kunnen doen vandaag” gevoel. Conclusie: ofwel bepaal jij jouw planning ofwel bepalen anderen het in jouw plaats!